Maklumat Perkhidmatan Pegawai Direkod Dalam Buku

Berita gembira! Kerajaan Malaysia telah mengumumkan pelaksanaan penuh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dalam usaha memperkasakan pengurusan rekod perkhidmatan pegawai melalui sistem tanpa kertas, selaras dengan arahan Ketua Setiausaha Negara Tan Sri Shamsul Azri Abu Bakar pada 9 Februari 2026. Langkah ini dijangka meningkatkan ketepatan data, mempercepatkan proses pembayaran faedah persaraan, serta menyokong agenda reformasi perkhidmatan awam yang digariskan dalam Reformasi Kerenah Birokrasi (RKB) dan Reformasi Budaya Kerja (RBK). Di samping itu, 26 agensi termasuk JPA kini telah mengguna pakai Pangkalan Data Utama (PADU) untuk integrasi maklumat sumber manusia secara menyeluruh.

📘 Pengenalan: Kepentingan Rekod Perkhidmatan Pegawai

Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan (BRPK) merupakan dokumen utama yang merekodkan maklumat peribadi, sejarah perlantikan, cuti, latihan, serta gaji pegawai awam sejak tarikh lantikan hingga akhir perkhidmatan. Menurut Majlis Perbandaran Hulu Selangor (MPHS), semakan tahunan buku rekod yang dijalankan pada Disember 2025 memastikan catatan tepat dan memudahkan proses pembayaran faedah persaraan. Kegagalan mengemaskini rekod berpotensi menimbulkan kelewatan pembayaran, yang boleh menjejaskan kebajikan pensyarah, penjawat awam, dan warga emas.

Selain fungsi pentadbiran, buku rekod juga menjadi rujukan utama bagi pelbagai pihak: JPA untuk penilaian prestasi, KPM untuk pengurusan cuti guru, dan JAKESS bagi pegawai kehakiman syariah. Dengan 500 projek reformasi RKB yang harus selesai pada 2026, buku rekod menjadi tonggak kritikal dalam menilai keberkesanan inisiatif digital dan meningkatkan kecekapan perkhidmatan awam.

📋 Definisi Maklumat Perkhidmatan Pegawai

Maklumat perkhidmatan pegawai merangkumi tiga kategori utama:

1. Maklumat Peribadi: nama, nombor kad pengenalan, alamat kediaman (berdasarkan dasar Bekerja Dari Rumah), dan butiran hubungan.
2. Maklumat Perkhidmatan: tarikh lantikan, gred jawatan, kod gaji, sejarah kenaikan pangkat, serta rekod cuti (GCR – Gantian Cuti Rehat) dan latihan yang diikuti.
3. Maklumat Kewangan: pencen, faedah persaraan, dan sebarang elaun khas yang berkaitan.

Setiap entri mesti disahkan oleh Ketua Jabatan atau Ketua Setiausaha Negara, mengikut Panduan Mengurus GCR Perkhidmatan Awam Persekutuan 2026. Data ini disimpan dalam sistem HRMIS dan diselaraskan dengan PADU untuk memastikan konsistensi merentasi semua agensi.

📂 Jenis Dokumen yang Direkodkan dalam Buku Perkhidmatan

Berikut merupakan jenis dokumen utama yang direkodkan dalam buku perkhidmatan, berdasarkan maklumat rasmi JPA dan laporan media:

• Surat Lantikan & Perlantikan Semula: dokumen rasmi yang menandakan permulaan perkhidmatan serta sebarang perubahan jawatan.
• GCR (Gantian Cuti Rehat): rekod cuti tahunan yang dikumpulkan untuk tujuan pencen, seperti dijelaskan dalam panduan GCR 2026.
• Rekod Latihan & Kursus: termasuk program kepimpinan, AI & digitalisasi, serta kursus Strategic HR Management yang dianjurkan oleh JPA (kalendar latihan 2026).
• Elaun & Kadar Gaji: termasuk elaun khas, elaun lebih masa, dan sebarang penyesuaian gaji mengikut portal elaun JPA.
• Penilaian Prestasi: laporan tahunan yang mempengaruhi kenaikan pangkat, terutamanya dalam konteks laluan kenaikan pangkat Gred 1 ke Gred 5 yang diumumkan oleh Perdana Menteri Anwar Ibrahim pada Mac 2026.
• Dokumen Keselamatan & Akses Rekod: prosedur pelabelan, kawalan akses, dan jadual pelupusan rekod yang dipraktikkan oleh JAKESS, sebagaimana dilaporkan dalam lawatan kerja pada Februari 2026.

Semua dokumen ini disimpan dalam format elektronik atau fizikal, bergantung kepada tahap digitalisasi agensi masing‑masing, namun agenda kerajaan menekankan peralihan sepenuhnya kepada sistem tanpa kertas.

📅 Prosedur Pengisian dan Kemaskini Rekod Perkhidmatan

Proses pengisian dan kemaskini buku rekod perkhidmatan melibatkan beberapa langkah kritikal:

1. Pendaftaran Awal: Pegawai baru mengisi borang elektronik melalui portal JPA, di mana maklumat peribadi dan perkhidmatan dimasukkan ke dalam HRMIS.
2. Pengesahan Ketua Jabatan: Ketua jabatan menandatangani secara digital atau fizikal, mengesahkan ketepatan data mengikut Panduan GCR 2026.
3. Semakan Tahunan: Agensi seperti MPHS mengadakan sesi semakan pada Disember setiap tahun, memberi peluang kepada pegawai mengemaskini cuti, latihan, dan gaji terkini. Program ini berakhir pada 3 Disember 2025 pada pukul 4.00 petang, mengikut notis MPHS.
4. Kemas Kini Digital: Setiap perubahan (contoh: kenaikan pangkat, cuti tambahan) dimasukkan ke dalam PADU, memastikan data seragam di seluruh 26 agensi yang telah mengguna pakai sistem ini.
5. Audit & Pelupusan: JAKESS dan unit rekod lain melaksanakan audit berkala serta pelupusan dokumen tidak aktif mengikut Jadual Pelupusan Rekod (JPR) yang disetujui oleh Ketua Setiausaha Negara.

Prosedur ini direka untuk meminimumkan ralat manusia, mempercepatkan proses kelulusan, dan memastikan kepatuhan kepada peraturan perkhidmatan awam serta undang‑undang yang relevan.

🔍 Peranan Buku Perkhidmatan dalam Pengurusan Sumber Manusia

Buku perkhidmatan berfungsi sebagai asas data bagi pengurusan sumber manusia (HRM) dalam sektor awam. Ia menyokong pelbagai fungsi kritikal:

• Perancangan Kenaikan Pangkat: Data prestasi dan masa perkhidmatan membantu JPA melaksanakan laluan kenaikan pangkat Gred 1 ke Gred 5, yang melibatkan 125,000 penjawat awam, sebagaimana diumumkan oleh Perdana Menteri pada Mac 2026.
• Penilaian & Penghargaan: Rekod latihan, kursus, dan pencapaian membolehkan agensi menilai kecekapan pegawai, selaras dengan agenda RBK yang menekankan mesyuarat singkat dan fokus kritikal.
• Pengurusan Cuti & Faedah Persaraan: GCR yang direkodkan dalam buku perkhidmatan memastikan pengiraan faedah persaraan tepat, mengelakkan kelewatan pembayaran yang pernah menimbulkan kebimbangan dalam kalangan pensyarah.
• Integrasi Sistem PADU: Dengan 26 agensi yang sudah menggunakan PADU, data buku perkhidmatan dapat diakses secara serentak untuk proses permohonan, audit, dan laporan.
• Penguatkuasaan Undang‑Undang: Rekod rasmi menjadi bukti sah dalam sebarang pertikaian disiplin atau tuntutan pampasan, mematuhi perintah am dan peraturan Kementerian Kewangan.

Secara keseluruhan, buku perkhidmatan bukan sekadar arkib statik, tetapi merupakan aset dinamik yang menyokong strategi pembangunan sumber manusia kerajaan.

⚖️ Aspek Perundangan Rekod Perkhidmatan Pegawai

Pengurusan buku rekod perkhidmatan tertakluk kepada rangka kerja perundangan berikut:

• Perintah Am 5 Bab G 1974: Menetapkan keperluan kehadiran di pejabat dan prosedur kerja, termasuk pengecualian BDR yang baru diperkenalkan melalui pekeliling JPA pada 2024.
• Undang‑Undang Perkhidmatan Awam (UPA) 1973: Mengatur pendaftaran, pengemaskinian, dan penyimpanan rekod perkhidmatan. Semua entri mesti disahkan oleh Ketua Setiausaha Negara atau Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
• Akta Pencen 1991 (Pindaan 2026): Menetapkan keperluan GCR untuk pengiraan pencen, menjadikan rekod buku perkhidmatan sumber utama bagi pembayaran faedah persaraan.
• Peraturan SSPA 2026: Memperincikan prosedur kerja tanpa kertas, termasuk penggunaan tandatangan digital dan penyimpanan data dalam PADU.
• Undang‑Undang Kebebasan Maklumat (FOI) 2022: Memberi hak akses kepada maklumat rekod perkhidmatan, dengan pengecualian tertentu untuk keselamatan dan privasi.

Setiap agensi mesti mematuhi garis panduan ini, dan kegagalan untuk mengemaskini buku rekod boleh mengakibatkan tindakan disiplin atau penalti kewangan, walaupun tiada penalti khusus yang dinyatakan dalam sumber semasa.

❓ Soalan Lazim (FAQ)

Apakah tujuan utama buku rekod perkhidmatan?

Tujuannya ialah untuk merekodkan maklumat peribadi, perkhidmatan, cuti, latihan, dan gaji pegawai sejak lantikan hingga akhir perkhidmatan, serta menyokong proses pembayaran faedah persaraan.

Siapa yang bertanggungjawab mengemaskini buku rekod?

Ketua jabatan atau Ketua Setiausaha Negara mengesahkan setiap kemas kini, manakala pegawai sendiri bertanggungjawab memasukkan data melalui portal HRMIS JPA.

Bagaimana proses semakan tahunan dijalankan?

Agensi seperti MPHS mengadakan sesi semakan pada Disember setiap tahun, memberi peluang kepada pegawai mengemaskini cuti, latihan, dan gaji terkini sebelum tarikh tutup (3 Disember 2025, 4.00 petang).

Adakah buku rekod masih menggunakan kertas?

Sejak 9 Februari 2026, JPA melaksanakan urusan tanpa kertas bagi perkara mudah. Semua entri kini disimpan secara elektronik dalam HRMIS dan PADU.

Apakah kaitan buku rekod dengan GCR?

GCR (Gantian Cuti Rehat) direkodkan dalam buku perkhidmatan dan menjadi asas pengiraan pencen serta faedah persaraan mengikut Panduan GCR 2026.

Bagaimana buku rekod menyokong kenaikan pangkat Gred 1 ke Gred 5?

Data prestasi, masa perkhidmatan, dan kelulusan kursus yang direkodkan membantu JPA menilai kelayakan pegawai untuk laluan kenaikan pangkat yang diumumkan oleh Perdana Menteri pada Mac 2026.

Apakah tindakan jika buku rekod tidak dikemaskini?

Walaupun tiada penalti khusus disebut, kegagalan mengemaskini boleh menunda pembayaran faedah persaraan dan menjejaskan kelayakan kenaikan pangkat.

Bagaimana PADU meningkatkan pengurusan rekod?

PADU menyatukan data sumber manusia merentasi 26 agensi, memudahkan verifikasi, audit, dan permohonan perkhidmatan secara serentak.

Adakah pegawai boleh mengakses buku rekod mereka secara dalam talian?

Ya, pegawai boleh log masuk ke portal HRMIS JPA untuk melihat dan mengemaskini maklumat mereka, selaras dengan dasar BDR dan arahan tanpa kertas.

📝 Kesimpulan

Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan kini berada di tengah-tengah transformasi digital yang dipacu oleh JPA, PADU, dan agenda RKB, menjadikannya instrumen utama untuk memastikan ketepatan data, kelancaran pembayaran pencen, serta sokongan kepada laluan kenaikan pangkat Gred 1 ke Gred 5, sambil mematuhi rangka perundangan yang ketat.

🔗 Rujukan Paling Autoriti

• Jabatan Perkhidmatan Awam – Laman Rasmi – Portal utama bagi panduan, prosedur, dan dokumen perkhidmatan awam.
• Panduan Mengurus GCR Perkhidmatan Awam Persekutuan 2026 – Dokumen rasmi mengenai pengurusan Gantian Cuti Rehat.
• Majlis Perbandaran Hulu Selangor – Laman Rasmi – Sumber bagi semakan tahunan buku rekod 2025.
• Sinar Harian – Laporan Berita 2026 – Liputan pelaksanaan urusan tanpa kertas dan integrasi PADU.
• Bernama – Agensi Berita Kebangsaan – Pengumuman mengenai laluan kenaikan pangkat Gred 1 ke Gred 5.

📍 Penafian

Maklumat dalam artikel ini disusun berdasarkan data yang tersedia bagi tahun 2026 dan tidak menggantikan nasihat rasmi atau dokumen terperinci yang dikeluarkan oleh agensi-agensi berkenaan.